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- Zuletzt aktualisiert: 1. April 2024
- Katha
Ich habe mich Anfang 2023 selbstständig gemacht – zunächst nebenberuflich. Und kann dir daher ein Liedchen trällern von so manch unerwartetem Stolperstein und den bürokratischen Hürden, die meinen Weg in die Unabhängigkeit gepflastert haben!
Genau das ist auch die Idee: Um dir den Einstieg in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit übersichtlicher und einfacher zu gestalten, verrate ich dir auf Basis meiner eigenen Erfahrungen, welche Überlegungen du anstellen und worauf du achten solltest – die wichtigsten Schritte, Behördengänge und Dos and Don’ts sowie meine größten Learnings.
Plus: Wertvolle Tipps, die Zeit sparen und dir den Weg durch den Behördendschungel in Österreich erleichtern.
Legen wir los!
Darf ich mich als Angestellte:r überhaupt selbstständig machen?
Grundsätzlich gilt: Ja. Angestellten in Österreich steht es frei, einen eigenen Betrieb zu gründen. Aber – und damit nehme ich meinen wichtigsten Hinweis gleich vorweg:
Achtung!
Ab dem Zeitpunkt, zu dem du mit deinem Unternehmen die Geschäftstätigkeit aufnehmen willst – sprich: beim Finanzamt meldepflichtig bist, aktiv Produkte oder Dienstleistungen anbietest, bewirbst, Einnahmen lukrierst etc. –, bist du verpflichtet, den aktuellen Arbeitgeber zu informieren.
Dabei spielt es keine Rolle, was in deinem Dienstvertrag oder im allgemeinen Kollektivvertrag deiner Branche steht.
Warum?
Die Frage danach, ob ich meinen Arbeitgeber um Erlaubnis für meine Gründung bitten muss, hat mich viele Stunden Recherche und mehrfaches Nachfragen gekostet.
Sie ist jedoch in § 7 Angestelltengesetz unmissverständlich geregelt – und die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten zwingend für alle Angestellten:
§ 7.
(1) Die im § 1 bezeichneten Angestellten dürfen ohne Bewilligung des Dienstgebers weder ein selbständiges kaufmännisches Unternehmen betreiben noch in dem Geschäftszweige des Dienstgebers für eigene oder fremde Rechnung Handelsgeschäfte machen.
(2) Übertritt der Angestellte diese Vorschrift, so kann der Dienstgeber Ersatz des verursachten Schadens fordern oder statt dessen verlangen, daß die für Rechnung des Angestellten gemachten Geschäfte als für seine Rechnung geschlossen angesehen werden.
(Quelle: Angestelltengesetz auf ris.bka.gv.at)
Hier ist wirklich Vorsicht geboten, denn wenn dein Arbeitgeber deine unerlaubte nebenberufliche Tätigkeit aufdeckt, entstehen ihm Schadenersatz-Ansprüche. In seltenen Fällen sind die Bestimmungen der Konkurrenzklausel im Dienstvertrag ausdrücklich ausgeschlossen oder Nebentätigkeiten werden explizit erlaubt. Im Zweifelsfall gilt: nachfragen (zum Beispiel bei AK oder WKO) und absichern!
Vor der Gründung: Zentrale erste Schritte
Bevor du deine Firma offiziell eintragen lässt und damit gründest, gibt’s einige wesentliche Fragen zu klären.
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Du willst dich selbstständig machen – weißt aber noch gar nicht, womit überhaupt?
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Wie soll mein Unternehmen heißen? Was beim Firmennamen (nicht) erlaubt ist
In Österreich bist du als EPU, also „Ein-Personen-Unternehmen“, dazu verpflichtet, deinen Eigennamen in allen offiziellen Angelegenheiten deiner Firma zu führen. Das bedeutet aber nicht, dass du deiner Selbstständigkeit nicht auch einen Phantasienamen verleihen kannst! Du musst nur darauf achten, öffentlich und in offiziellen Dokumenten mit deinem Klarnamen aufzutreten. Dazu gehören zum Beispiel das Impressum deiner Website, deine Angebote, Rechnungen etc.
Als ich selbst meinen Lieblingsnamen gefunden hatte, der große Schock: Er war bereits vergeben, und zwar zu meinem großen Leidwesen an ein branchenähnliches Unternehmen am gleichen Handelsstandort, also Wien. Bevor du dich für einen Firmennamen entscheidest, kläre unbedingt ab, ob dieser noch frei ist. Die Firma, die es schon länger gibt, wird einen Rechtsstreit in der Regel gewinnen. Für meinen Fall bedeutete das konkret, dass es dann eben der Zweit-Lieblingsname werden musste…
Tipp:
Neben der obligatorischen Google-Suche eignen sich für deine Recherche das frei zugängliche Online-Portal des österreichischen Patentamts sowie das Firmen-ABC (hier können Firmen auch nach deren UID-Nummer gesucht werden).
Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Neugründung?
Mit deiner Gründung gehen einige wichtige Termine einher. Innerhalb von vier Wochen nach offizieller Gründung musst du zum Beispiel die Anmeldung deiner Firma beim Finanzamt und der Sozialversicherung vornehmen. Bald darauf fallen damit bereits die ersten Zahlungen an, zum Beispiel von Versicherungsbeiträgen oder der Umsatzsteuer, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (dazu weiter unten mehr).
Daher ist es sinnvoll, dir über den geeigneten Zeitpunkt vorab ein paar Gedanken zu machen. Hast du die finanziellen Mittel, um solche Zahlungen zu leisten, noch bevor die ersten Umsätze eintrudeln?
Ich selbst habe – entgegen der Empfehlung meiner WKO-Beraterin – mein Unternehmen im vierten (und damit in vielen Branchen umsatzschwächsten) Quartal gegründet. Der Zeitpunkt war jedoch bewusst gewählt und hat mir den Vorteil verschafft, im auslaufenden Geschäftsjahr noch Zeit für Werbung und Kundenakquise zu haben.
Die Zeitfrage:
Wer sich nebenberuflich selbstständig macht, muss sich allgemein gut überlegen, wie viel Zeit nicht nur für das Gründen, sondern für die selbstständige Tätigkeit per se überhaupt zur Verfügung steht.
Deine Selbstständigkeit neben einer Vollzeitbeschäftigung aufzubauen, ist ungleich schwieriger und kräftezehrender, als wenn du beispielsweise „nur“ in Teilzeit arbeitest.
Bedenke: Ein gutes Drittel deiner Arbeitszeit geht in der Selbstständigkeit (mindestens!) für Marketing, Akquise, Buchhaltung und all das drauf, was an Administration, Organisation und dem Management deiner Geschäfte eben so ansteht.
Benötige ich ein Firmenkonto?
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Eröffnung eines Firmenkontos besteht für Einzelunternehmer:innen nicht. Ratsam ist ein separates Konto hingegen allemal – allein schon, um den Überblick über private und geschäftliche Transaktionen zu behalten und diese klar voneinander zu trennen. Das hilft dir später zum Beispiel bei der Durchführung deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Spezialtipp vom Bankberater meines Vertrauens:
Du bist nicht verpflichtet, für deine unternehmerische Tätigkeit ein spezifisches Geschäftskonto zu eröffnen! Gerade am Anfang, wenn deine Einkünfte als Unternehmerin oder Unternehmer noch überschaubar sind, reicht ein zweites Privatkonto vollkommen aus.
Vorteil: Die Gebühren sind in der Regel hierfür deutlich niedriger.
Muss ich ein Gewerbe anmelden?
Grob zusammengefasst, gibt es drei verschiedene Arten von selbstständiger Tätigkeit.
- Berufe, die der österreichischen Gewerbeordnung unterliegen, werden auch „reglementierte Gewerbe“ genannt. Sie bedürfen eines Befähigungsnachweises (Meisterbrief, Studium etc.) und dürfen damit nicht von jedermann und jederfrau ausgeübt werden.
- Anders sieht es bei den sogenannten freien Gewerben aus. Damit sind alle beruflichen Tätigkeiten gemeint, für die kein Befähigungsnachweis erforderlich ist. Jede:r kann zum Beispiel Texter oder Texterin werden, ohne eine einschlägige Ausbildung absolviert zu haben.
- Die dritte Gruppe sind Tätigkeiten, die von der Gewerbeordnung ausgenommen sind. Dazu zählen etwa Journalist:innen, Künstler:innen, Ärzt:innen oder auch landwirtschaftliche Betriebe. Diese Ausnahmen sind entweder separat geregelt oder es gibt für sie keine gesetzlichen Bestimmungen.
Achtung!
Auch für die Ausübung eines freien Gewerbes benötigst du in den meisten Fällen einen Gewerbeschein. „Frei“ bedeutet lediglich, dass diese Berufe auch ohne eine eigens dafür absolvierte Ausbildung ausgeübt werden dürfen.
Eine Liste der freien Gewerbe findest du auf der Website des Arbeitsministeriums.
Kleinunternehmerreglung: Ja oder nein?
Die Frage nach der Sinnhaftigkeit der Kleinunternehmerregelung ist hochindividuell. Grundsätzlich geht es darum: Wenn du in den ersten Jahren deiner selbstständigen Tätigkeit mit Umsätzen unter EUR 35.000,– (Finanzamt, SVS) rechnest und dein Gewinn unter EUR 6.221,28 liegt (SVS, Stand: 2024), kannst du dich freiwillig dafür entscheiden, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen.
Achtung!
Hast du dein Unternehmen nach dem 1. Januar gegründet, musst du im ersten Jahr deine Umsätze auf zwölf Kalendermonate hochrechnen.
Konkret bedeutet die Regelung für dich, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst und außerdem von den Beiträgen für Pensions- und Krankenversicherung nach dem Gewerblichen Sozialversicherungsgesetz (GSVG) befreit bist.
Vorsicht:
Kleinunternehmer:innen bezahlen weiterhin den Fixbeitrag der Sozialversicherung für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz.
Vorteile
- geringere SVS-Beiträge
- keine Umsatzsteuerpflicht
- niedrigerer Verwaltungsaufwand (keine Umsatzsteuervoranmeldung etc.)
- Sind deine Kunden vorwiegend Privatpersonen, bezahlen sie bei dir keine Umsatzsteuer und du kannst deine Preise entsprechend anders kalkulieren. Für gewerbliche Kunden („B2B“) ist die Verrechnung der Umsatzsteuer in der Regel nebensächlich, sie sind vorsteuerabzugsberechtigt und holen sich die steuerlichen Ausgaben damit zurück.
Nachteile
- kein Recht auf Vorsteuerabzug (vor allem bei hohem Wareneinsatz, wenn du also für dein Unternehmen viel einkaufst, ein absoluter Nachteil)
- ggf. hohe Nachzahlungen von Umsatzsteuer und/oder Versicherungsbeitrag, wenn Umsatzgrenze (Finanzamt) oder Umsatzgrenze bzw. Gewinngrenze (SVS) überschritten werden
Persönlich habe ich mich bei meiner Gründung gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden – unter anderem auch zum Zweck purer Autosuggestion: Ich wollte an mich und das Wachstumspotential meines kleinen Unternehmens glauben und mir nicht von vornherein eine Umsatzgrenze auferlegen. Für mich stand allerdings auch fest, dass aus der nebenberuflichen Tätigkeit möglichst flott eine hauptberufliche werden sollte.
Wenn du deine Selbstständigkeit längerfristig nebenberuflich anlegen möchtest und sicher bist, dass deine Umsätze sich innerhalb dieses Grenzbereichs bewegen werden, kann die Regelung für dich daher durchaus sinnvoll sein.
Solltest du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, bist du an diesen Entschluss für fünf Jahre gebunden.
Fun Fact:
Während meines Kampfes durch den Dschungel aus Behördengängen und Steuerfragen habe ich irgendwann mal den Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer gegoogelt. Spoiler: Beide Begriffe bezeichnen ein und dasselbe.
Nebenberuflich selbstständig: Die Einkommenssteuer
Ob Kleinunternehmer:in oder nicht: Für die Ermittlung der Einkommenssteuer zählt die Summe aller Einkünfte, die du innerhalb eines Kalenderjahrs erzielst – aus selbstständiger wie aus nicht-selbstständiger Tätigkeit. In Österreich wird das Einkommen stufenweise besteuert, und zwar folgendermaßen:
| Einkommensgrenzen 2024 in Euro | Steuersätze | |
| 2024 | 2025 | |
| Bis 12.816,– | 0 % | 0 % |
| 12.816,– bis 20.818,– | 20 % | 20 % |
| … bis 34.513,– | 30 % | 30 % |
| … bis 66.612,– | 40 % | 40 % |
| … bis 99.266,– | 48 % | 48 % |
| … bis 1.000.000,– | 50 % | 50 % |
| Darüber | 55 % | 50 % |
Der Teil deines Jahreseinkommens bis EUR 12.816,– ist also steuerfrei, Einkünfte bis EUR 20.818,– werden mit 20 % besteuert, der Teil zwischen EUR 20.818,– und EUR 34.513,– mit 30 % und so fort. Die Summe deiner Einkünfte wird nach Ablauf des Kalenderjahres per Einkommenssteuererklärung über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (oder wahlweise eine andere Form der Gewinn-Ermittlung, die Details würden an dieser Stelle jedoch den Rahmen sprengen) bestimmt.
Jener Teil der Einkommenssteuer, der nicht bereits von deinem Arbeitgeber abgeführt wurde („Lohnsteuer“) – der also aufgrund deiner zusätzlichen selbstständigen Einnahmen anfällt –, wird dann fällig. Im Volksmund hat sich aus diesem Grund die Milchmädchenrechnung etabliert, dass „doppelt Steuern“ zahle, wer nebenberuflich selbstständig ist. Das stimmt so natürlich nicht, sondern es erhöht sich logischerweise die Einkommenssteuer, je mehr du verdienst! Kurz: Mehr Einkommen = mehr Steuern.
Brauche ich eine eigene Website?
Diese Frage ist wohl nicht allgemeingültig zu beantworten. Ob eine Online-Präsenz für dich als Selbstständige sinnvoll oder sogar unerlässlich ist, hängt stark von der Branche ab, in der du dich selbstständig machst. Als Texterin bin ich davon abhängig, online auffindbar zu sein – das Friseurgeschäft oder der Nahversorger ums Eck sind das womöglich weniger. Zwar sind sie selten geworden, aber es gibt sie noch, die Tante-Emma-Läden, die ganz ohne virtuelle Zweigstellen auskommen.
Frag dich am besten:
Wie kommen potentielle Kundinnen und Kunden zu deinem Angebot? Bist du eher auf Laufkundschaft angewiesen oder darauf, über Google & Co. gefunden zu werden?
Lesetipp:
Wenn du gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit nicht die finanziellen Mittel zur Verfügung hast, dir eine professionelle Website erstellen zu lassen, kannst du mit etwas Zeit, Geduld und grundlegendem Technik-Know-how diese auch selbst basteln. Wie das geht und welchen Weg ich gewählt habe, verrate ich hier:
Was muss ich sonst noch vor der Gründung wissen?
Sobald mein Entschluss zur Selbstständigkeit gefasst war, spielte mir der Zufall in die Hände: Nur wenige Tage später fand in den Hallen der Wiener WKO (Wirtschaftskammer) der Gründer:innen-Tag statt. Ein feiner Service für werdende Unternehmerinnen und Unternehmer, die sich hier mit all ihren Fragen, Anliegen und Unklarheiten an die Expert:innen der WKO (auch in rechtlichen Belangen) wenden können.
Die WKO und auch die Wirtschaftsagentur Wien bieten regelmäßig Seminare für angehende Selbstständige an. Sieh zu, dass du noch vor der offiziellen Gründung an einem solchen Event teilnehmen kannst! Es gibt im Zuge der Firmengründung je nach Branche etc. so viele Kleinigkeiten und Formalitäten zu beachten; hier kannst du deine ganz spezifischen Fragen anbringen.
Auf zur Behörde: Jetzt wird gegründet!
Der Firmenname steht fest, das Konto ist eröffnet, der Arbeitgeber informiert und alle Unklarheiten sind beseitigt? Glückwunsch! Jetzt wird es ernst.
In Zeiten der Digitalisierung ist die eigentliche Gründung schnell erledigte Formsache: Alle Behördengänge werden online gemacht. Du meldest dich per Handysignatur bzw. ID Austria auf dem Unternehmensserviceportal (USP) des Finanzministeriums an und wirst dann Schritt für Schritt durch alle Prozesse deiner Gründung geführt. Über das Portal kannst du später direkt die Anmeldung bei Finanzamt und Sozialversicherung vornehmen und außerdem die Neugründungsförderung beantragen für den Fall, dass du dich für den Eintrag deines Unternehmens ins Firmenbuch entscheidest.
Übrigens:
Für die Wahl eines Phantasie-Firmennamens ist der Eintrag ins Firmenbuch nicht Voraussetzung. Die Eintragung schützt lediglich deine Bezeichnung innerhalb des Wirkungsbereichs des zuständigen Handelsgerichts (zum Beispiel für Wien).
Wenn du darüber hinaus deinen Firmennamen schützen lassen willst, zum Beispiel österreichweit oder international, musst du einen Eintrag übers Patentamt vornehmen.
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Nach der Gründung: Dokumente, Fristen und weitere Tipps
Du bist jetzt also (nebenberuflich) Unternehmerin oder Unternehmer! Sobald deine Firma steht und liegt und erste Aufträge oder Verkäufe ins Haus flattern, geht’s damit an die nächsten großen und für viele von uns leidigen Themen: Buchhaltung und Steuern. (Ich geb’s zu: Mir kommt mein Faible für das Spielen mit Excel-Formeln hier sehr entgegen.)
Buchhaltung und Steuern: Brauche ich einen Steuerberater?
Ich habe diese Frage exakt so selbst meiner Beraterin vom WKO Gründerservice gestellt. Die sehr deutliche Antwort lautete: „Nein. Brauchen Sie nicht.“
Und wieso nicht?
Am Anfang deiner Selbstständigkeit sind deine Einkünfte überschaubar. Je nachdem, ob du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast oder nicht, musst du ggf. regelmäßig die Umsatzsteuer abführen (Fristen beachten, siehe unten) und übers ganze Jahr deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren, um diese für die Ermittlung deines Gewinns im Zuge der Einkommenssteuererklärung zur Hand zu haben.
Der Hinweis meiner WKO-Beraterin im Wortlaut:
Das schaffen Sie auch alleine!
Challenge accepted.
Tipps für den Einstieg in Buchhaltung und Steuer:
- Wenn du kein Vorwissen hast, hol dir auf jeden Fall Hilfe. Aber auch bei vorhandenem Grundlagen-Wissen ist der Steuerworkshop der Wirtschaftskammer für (künftige) Selbstständige ein absolutes Muss. Meine unbedingte Empfehlung: Nimm daran so schnell wie möglich teil.
- Schnapp dir Excel (oder eine Freundin, die’s kann) und erstell für deine Unterlagen ein Einnahmen-Ausgaben-Journal (die WKO-Vorlage gibt’s hier gratis, ein Beispiel von mir findest du unten), wo du sämtliche Transaktionen laufend dokumentierst. Das benötigst du als Grundlage deiner Einkommenssteuererklärung und im Falle einer Wirtschaftsprüfung.
- Nach der Gründung bist du WKO-Mitglied und kannst damit den Service der Buchhalter-Sprechtage deiner Fachgruppe in Anspruch nehmen. Das Fachpersonal unterstützt dich bei konkreten steuerlichen oder buchhalterischen Fragen. Du kannst dort zum Beispiel auch mit dem ersten Entwurf deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) hingehen und um ein prüfendes Auge bitten.
- Bei der Berechnung von Stundensätzen bzw. des Betrages, den du mindestens verdienen musst, um mit deiner Selbstständigkeit über die Runden zu kommen, hilft der Mindestumsatzrechner der WKO.
- Lege die Beträge, die für Versicherung, Steuern etc. regelmäßig fällig werden, auf ein Sparkonto oder Sparbuch, damit am Ende des Quartals oder Kalenderjahres nicht die böse Überraschung wartet.
Beispiel für ein Einnahmen-Ausgaben-Journal
Im Journal trägst du alle Eingänge und Ausgänge mit dem Datum ein, an dem sie konkret erfolgt sind (Transaktionsdatum). Mein Beispiel-Journal ist zudem so eingerichtet, dass es mir Umsatzsteuer und Vorsteuer für jedes Quartal automatisch herausrechnet. So sehe ich auf einen Blick, wie hoch die Zahlung pro Quartal jeweils ausfallen wird und welchen Betrag ich mir zurückholen kann.
Mit ein wenig Excel-Expertise kannst du dir übrigens weitere hilfreiche Vorlagen erstellen, die etwa nach Abzug von Steuern, Pauschalen und Freibeträgen deinen zu erwartenden Gewinn unten ausspucken, wenn du oben deinen voraussichtlichen Jahresumsatz einträgst uvm.
Tipp: Steigere deine Reichweite
mit dem SEO-Lektorat
Eine SEO-Strategie ist wie Germteig: Es braucht gute Zutaten in der richtigen Mischung, viel Federspitzengefühl und etwas Geduld – aber wenn du alles richtig machst, geht sie am Ende auf.
Jage deine Website durch das SEO-Lektorat und lass deine Texte für dich arbeiten!
Mehr erfahren:
Die wichtigsten Fristen des Steuerjahres für EPU
Umsatzsteuervoranmeldung („UVA“, Finanzamt)
- monatlich: jeweils am 15. des auf den Kalendermonat zweitfolgenden Monats (also zum Beispiel bis 15. März für Januar) oder
- vierteljährlich: am 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. (15. des auf das Quartal zweitfolgenden Monats); vierteljährliche UVA ist möglich, wenn im vorangegangenen Kalenderjahr der Gesamtumsatz nicht über € 100.000,– lag
- keine UVA notwendig, wenn die Umsätze des vorangegangenen Jahres unter € 35.000,– lagen und die Vorauszahlung spätestens zum Fälligkeitstag entrichtet wurde
Umsatzsteuerjahreserklärung (Finanzamt, keine Pflicht für Kleinunternehmer:innen)
- bei Übermittlung auf elektronischem Wege bis Ende Juni des Folgejahres
- bei nicht elektronischer Übermittlung bis Ende April des Folgejahres
Einkommensteuer (Finanzamt)
- grundsätzlich bis 30. April des Folgejahres
- bis 30. Juni bei Übermittlung auf elektronischem Wege
Sozialversicherung (SVS)
- quartalsweise: 28./29.02., 31.05., 31.08. und 30.11.
Zusammenfassung: Schritte und Tipps im Überblick
Noch mal zum Mitschreiben: Die wichtigsten Schritte auf dem Weg in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit!
Vor der Gründung:
- Erlaubnis beim Arbeitgeber einholen!
- Firmennamen und geeigneten Zeitpunkt festlegen, ggf. separates Konto eröffnen
- Gewerbepflicht laut Gewerbeordnung überprüfen
- Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung treffen
- ggf. Website erstellen (lassen)
Gründung:
- online über das Unternehmensserviceportal (UPS) vom Finanzamt
- Anmeldung bei Finanzamt und Sozialversicherung innerhalb von vier Wochen nach Gründung im UPS
Nach der Gründung:
- Steuerworkshop der WKO
- Einnahmen-Ausgaben-Journal
- Fristen im Steuer- und Versicherungsjahr beachten
In diesem Sinne:
Viel Erfolg und gutes Fuhrwerken!
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